Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій було розроблено відповідно до Закону України "Про пенсійне забезпечення" і затверджено наказом Міністерства праці та соціальної політики України та Пенсійного фонду України №224/30 від 30.04.2002 р. Враховуючи вимоги Закону "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", зараз розробляється новий Порядок подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій.
Документи, необхідні для призначення пенсії, можна подавати як в оригіналах, так і копіях, засвідчених нотаріусом або адміністрацією підприємства, установи, організації, що представляє заявника до пенсії, чи органом, що призначає пенсію.
Документи про трудовий стаж, вік та заробітну плату подаються тільки в оригіналах.
Основним документом, який підтверджує стаж, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами. Документи, що подаються для підтвердження трудової діяльності, мають бути підписані посадовими особами і засвідчені печаткою. Для підтвердження трудового стажу приймаються лише ті відомості про період роботи, які внесені в довідки на підставі документів. Довідки, видані колгоспами при залишенні членом колективного господарства роботи, а також довідки, видані в більш пізній період колгоспами, що згодом припинили свою діяльність, можуть братися до уваги й тоді, коли в них не вказано підстав видачі.
У разі коли документи про трудовий стаж не збереглися, підтвердження трудового стажу здійснюється органами Пенсійного фонду України на підставі протоколу показань свідків. У випадках, коли доказом стажу є трудова книжка, подається виписка з неї, засвідчена адміністрацією підприємства, установи, організації за місцем останньої роботи, або органом, що призначає пенсію.
Слід мати на увазі, що після 1 січня 2004 року страховий стаж обчислюється територіальними органами Фонду і обліковується згідно з даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку.
Особа, яка звертається щодо призначення пенсії (незалежно від виду пенсійної виплати), повинна пред'явити паспорт (або інший документ, що засвідчує особу, місце її постійного проживання та вік).
Щодо неповнолітніх дітей, які не мають паспорта, документом, який засвідчує вік, є свідоцтво про народження.
Для обчислення пенсії подається також довідка про заробіток, що має містити інформацію в помісячному обчисленні. Зазначена довідка видається за період страхового стажу до 1 липня 2000 року на підставі документів про нараховану заробітну плату (дохід), тобто особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану заробітну плату, підприємством, установою чи організацією, де працювала особа, яка звертається щодо призначення пенсії, або годувальник. Якщо такі підприємства, установи, організації ліквідовані або припинили своє існування з інших причин, то довідки видаються правонаступником або державними архівними установами. У випадках, коли архівні установи не мають можливості видати довідку за встановленою формою з розшифруванням виплачених сум за видами заробітку, вони можуть видавати довідки, що відповідають даним, які є в архівних фондах, без додержання такої форми. Однак у цих довідках має бути зазначено, що в архівних фондах відсутні відомості про заробіток за роботу за сумісництвом і про виплати одноразового характеру.
Інформація про заробітну плату (дохід) за період страхового стажу починаючи з 1 липня 2000 року подається на підставі даних, що містяться в системі персоніфікованого обліку.
Якщо особа, яка звернулась щодо призначення пенсії, має бажання вилучити з періоду, за який враховується заробітна плата (дохід) для обчислення пенсії частину часу роботи, повинна зазначити в заяві період вилучення невигідного терміну трудової діяльності, який має становити не більше 10% загальної тривалості страхового стажу. При цьому довідка про заробіток подається в повному обсязі - за всі періоди, визначені статтею 40 Закону України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування".
Для обчислення пенсії приймаються також:
Встановлення заробітку на підставі показань свідків не допускається.
Як документ, що засвідчує перебування на утриманні непрацездатних членів сім'ї, приймаються довідки уповноважених органів з місця проживання, у тому числі органів місцевого самоврядування. У довідці мають бути вказані: прізвище, ім'я, по батькові, рік і місяць народження, родинні стосунки із заявником або померлим годувальником кожного з членів сім'ї із зазначенням, що вони знаходились на його утриманні.
За відсутності такого документа і неможливості його одержання факт перебування на утриманні може встановлюватись рішенням суду.
За документ, що засвідчує статус ветерана війни, особи, на яку поширюється чинність Закону України "Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту", та особи, яка має особливі заслуги перед Батьківщиною, статус потерпілого від аварії на ЧАЕС, реабілітованого тощо, приймаються завірені в установленому порядку копії відповідних посвідчень.
Документом, що підтверджує той факт, що особа є одинокою, вважається заява особи із зазначенням, що вона не має працездатних родичів (незалежно від місця їх проживання), зобов'язаних за законом її утримувати, та довідка про склад сім'ї, видана уповноваженими органами з місця проживання, у тому числі органами місцевого самоврядування.
Документом, який засвідчує родинні стосунки, є паспорт, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, довідки про склад сім'ї, а також рішення суду.
Факт народження дитини встановлюється на підставі свідоцтва про народження, а її виховання до восьмирічного (чотирнадцятирічного) віку - на підставі паспорта дитини. У разі смерті дитини подається свідоцтво про її смерть.
Визнання дитини заявника інвалідом з дитинства або дитиною-інвалідом засвідчується випискою з акта огляду медико-соціальної експертної комісії (МСЕК), медичним висновком установи охорони здоров'я, посвідченням одержувача допомоги, довідкою органу, що призначає допомогу, про період призначення допомоги.
Документом, який засвідчує, що один із батьків або з подружжя, дід, баба, брат чи сестра померлого зайняті доглядом за дітьми (братами, сестрами або онуками) померлого, які не досягли 8 років, вважаються довідки уповноважених органів з місця проживання, у тому числі органів місцевого самоврядування, або довідка органу, що призначає допомогу, про період одержання допомоги на догляд за дитиною. За відсутності зазначеного документа і неможливості його одержання факт здійснення догляду може встановлюватись в судовому порядку.
Як документ, котрий засвідчує, що особа є ліліпутом чи диспропорційним карликом, приймається довідка МСЕК, а за документ, який підтверджує, що особа потребує постійного стороннього догляду, - висновок лікарсько-консультативної комісії (ЛКК).
Документом, який підтверджує, що особа не працює, вважаються: трудова книжка та довідка податкових органів про відсутність доходів від підприємницької діяльності. За відсутності трудової книжки - довідки уповноважених органів з місця проживання, у тому числі органів місцевого самоврядування, та довідка податкових органів про відсутність доходів від підприємницької діяльності.
Документом, що засвідчує місце проживання особи, є паспорт або довідка уповноважених органів з місця проживання, у тому числі органів місцевого самоврядування.
Іноземні громадяни та особи без громадянства подають також копію Тимчасового посвідчення про постійне проживання.
До заяви опікуна (піклувальника) додається копія рішення органу опіки про призначення опікуна (піклувальника).
Якщо вам потрібна допомога у вирішенні пенсійних питань: